La posta elettronica è oggi uno dei sistemi di comunicazione più importanti in azienda: ogni giorno, dati, informazioni e risorse critiche vengono scambiate con clienti, fornitori, collaboratori e clienti, ovunque nel mondo.
La salvaguardia di queste comunicazioni è fondamentale, sia per garantire la Business Continuity che per assicurare l’adempimento degli obblighi di eDiscovery e il rispetto della normativa europea in materia di tutela dei dati personali (GDPR), la quale richiede che i dati vengano (raccolti e) trattati in modo tale da garantirne un’adeguata sicurezza, tramite il ricorso a misure in grado di proteggerli da trattamenti non autorizzati o illeciti – ma anche dalla perdita, danneggiamento o distruzione – e ridurre al minimo il rischio di data breach.
A tal fine, molti imprenditori preferiscono un sistema di gestione delle email in Cloud: un servizio di posta professionale studiato per le aziende, che permette di condividere email, calendario e rubrica contatti ovunque, da qualunque dispositivo.
Server di posta elettronica: i rischi più comuni
Purtroppo, le comunicazioni via email sono tanto importanti quanto fragili.
Se utilizzi una soluzione in locale (tra le più comuni), basta un guasto al PC, un virus o malware, un tentativo di phishing o una semplice interruzione prolungata della rete aziendale per interrompere il ritmo di lavoro e bloccare i flussi di posta in entrata, con evidente disagio per i relativi mittenti (che si vedranno respinti i messaggi inviati) e destinatari (che riceveranno in ritardo ogni comunicazione). Per non parlare dei rischi di perdere materialmente le email o di subire furti di informazioni riservate (es. dati sensibili, password, carte di credito, informazioni fiscali etc.), con potenziali risvolti civili e penali.
Esistono diversi sistemi di gestione della posta elettronica: i più tradizionali si basano su costosi e ingombranti hardware, connessi alla rete aziendale. Tali sistemi immagazzinano le informazioni su dispositivi fisici, i quali, oltre ad essere piuttosto ingombranti, sono fragili (basta, un guasto, una calamità naturale o un semplice errore umano per renderli inutilizzabili) e fortemente legati alla performance della connessione locale.
Non solo. Un sistema di gestione delle email di questo tipo è sviluppato avendo in mente la presenza in ufficio di tutti i dipendenti o collaboratori, con evidente disagio in caso di attivazione di forme di lavoro agile (come durante l’emergenza Covid19 in cui molte aziende hanno fatto ricorso allo Smart Working) o di coordinamento di un team di agenti in viaggio.
Nel 2020, le aziende devono poter contare su una soluzione di posta agile, flessibile e soprattutto sicura, al passo con i tempi.
Email in Cloud: la soluzione più sicura per i tuoi messaggi di posta
La migrazione su Office 365 Cloud presenta innumerevoli vantaggi, sia nel caso di gestione della posta su software proprietari diversi che di passaggio da un ambiente Microsoft fisico a uno virtuale.
- Business continuity
La gestione delle mail su Cloud è svincolata dalla connettività in azienda: questo significa che la casella di posta è raggiungibile in qualsiasi momento, indipendentemente dai problemi di connettività che può presentare la rete in ufficio. Il sistema di invio-ricezione email è sempre attivo e funzionante, le comunicazioni non sono più legate alla performance della rete aziendale: viene meno il rischio di ritardi o difficoltà nell’invio di messaggi di posta o, peggio, di blocco dei messaggi in entrata (eventualità che spesso si presenta in caso di lunghe interruzioni della linea).
- Accesso disponibile ovunque
Grazie al Cloud è possibile accedere ovunque a e-mail, calendario e contatti, da tutti i principali browser e da qualsiasi dispositivo, in sicurezza, senza la necessità di configurare una connessione VPN per raggiungere il server in azienda. I dati sono sempre sincronizzati, così da non perdere nessun allegato o immagine, senza timore di sovraccaricare lo spazio, poiché molto più ampio rispetto alle caselle di posta tradizionali. Soluzione che può rivelarsi strategica nel coordinamento di sedi distaccate, agenti in viaggio o dipendenti in Smart Working.
- Sicurezza e affidabilità
Migrare la propria posta elettronica su Cloud significa poter contare su tecnologie Microsoft di protezione dalle minacce, in grado di salvaguare gli account di posta elettronica da malware, virus, tentativi di phishing, posta indesiderata, collegamenti dannosi e altre minacce. L’uso di protocolli specifici (SSL e TLS) garantisce la sicurezza delle connessioni: l’accesso è sempre sicuro e privato, sia da mobile che da desktop. I dati, durante il loro trasferimento su server in Cloud, sono criptati. Con Microsoft Exchange online è inoltre molto più semplice anche fare il backup delle caselle di posta.
- Assenza di infrastruttura hardware
Trasferire email e dati su uno spazio virtuale online significa eliminare ogni dispositivo fisico in azienda (come server, backup, condizionatori, etc.), i quali richiedono notevoli spazi. Spariscono anche i PST, ovvero i file dove vengono archiviati i messaggi di posta (insieme ai calendari e i contatti): sistema poco sicuro e spesso difficile da gestire, proteggere e integrare nella propria strategia di Disaster Recovery.
- Salvaguardia dei dati
Con Microsoft 365 è possibile scegliere il data center dove verranno immagazzinati i dati aziendali: requisito fondamentale per il rispetto della normativa europea in materia di tutela dei dati personali (GDPR), la quale richiede che i dati sensibili oggetto di trattamento da parte della aziende vengano mantenuti in Italia o in Europa. Exchange online dunque garantisce la compliance alla legislazione specifica in vigore nel nostro paese.
- Costi ridotti
Oltre all’evidente risparmio in termini di infrastruttura hardware, il pacchetto Email in Cloud o Migrazione in Cloud consente di ridurre i costi fissi. Si tratta di un servizio a canone mensile, scalabile a seconda delle necessità aziendali e dell’evoluzione del Business. Attivabile anche in fase di Start Up, il canone è flessibile e commisurato al numero di mailbox da gestire. Parimenti, il servizio è disattivabile in qualsiasi momento.
- Assistenza da remoto
Potrai sempre contare sul del supporto diretto del team MSP Brescia in caso di problematiche inerenti la gestione della piattaforma Cloud, con assistenza illimitata remota e telefonica, senza costi aggiuntivi.
- Costante aggiornamento e integrazione
Il prodotto è sempre aggiornato all’ultima versione ed è integrato con tutte le altre applicazioni della suite Office 365, in modo da garantire la completa produttività ovunque, da qualsiasi dispositivo. Ciò significa ampliare il business utilizzando strumenti professionali per il team working, com Sharepoint, Onedrive, Skype for Business e Microsoft Teams.
La migrazione della tua posta elettronica su Office 365 presenta un indubbio valore pratico ed economico, in grado di garantire la Business continuity e aumentare la produttività aziendale, consentendo al tuo team di lavorare ovunque, senza interruzioni, accedendo a dati, email e risorse sempre sincronizzate.
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